Vorlage - . II/003/2006  

Tatbestand:

Durch Beschluss des Rates der Stadt Erkelenz vom 05.04.2006 wurde die Verwaltung beauftragt, ein Konzept für die Gründung einer Kultur GmbH in der Stadt Erkelenz zu erstellen. Bereits in der Vorlage zur Sitzung des Rates vom 05.04.2006 wies die Verwaltung darauf hin, dass mit dem Ausscheiden des früheren Leiters des Amtes für Kultur, Sport und Schule zum 31.07.2006 die Möglichkeit eröffnet werde, die verwaltungsmäßige Abwicklung der Kulturarbeit in der Stadt Erkelenz in eine privatrechtliche Organisationsform zu überführen. Zugleich eröffne sich mit der Überführung der verwaltungsmäßigen Abwicklung der Kulturarbeit in eine privatrechtliche Organisationsform die Möglichkeit, den dringend notwendigen Umbau der bisherigen Stadthalle zu realisieren. In der Verwaltungsvorlage wurden zugleich die Vorteile einer Ausgliederung benannt, die in steuerlicher, betriebswirtschaftlicher und finanzieller Hinsicht gesehen werden.

 

Die Rechtsgrundlagen für die Gründung und den Betrieb einer GmbH in kommunaler Trägerschaft finden sich im GmbHG, im  HGB, im  BGB sowie im landesspezifischen Kommunalrecht (GO NW).

 

Eine GmbH kann nach § 1 GmbHG zu jedem rechtlich zulässigen Zweck errichtet werden. Das Stammkapital der Gesellschaft muss nach § 5 Abs. 1 GmbHG mindestens 25.000 € betragen. Kulturelle Unternehmungen können und werden trotz des handelsrechtlichen Einschlags der Rechtsform der GmbH vielfach durch diese Gesellschaftsform geregelt.

 

Um zur Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe, zu der die Kulturarbeit zu zählen ist, eine Rechtsform des Privatrechts wählen zu können, ist vor einem Rechtsformwechsel eine aufsichtsrechtliche Anzeige (§ 115 GO NW) spätestens 6 Wochen vor Beginn des Vollzugs erforderlich. Die dabei zu beachtenden Voraussetzungen sind in § 108 GO NW niedergelegt. Auf den Betrieb einer kulturellen Einrichtung zugeschnitten ergeben sich folgende kommunalrechtlichen Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH mit dem Ziel der verwaltungsmäßigen Abwicklung der Kulturarbeit:

 

1.                 Öffentliche Einrichtungen, die für die kulturelle Betreuung der Einwohner erforderlich ist.

2.                 Beachtung der Grenzen der Leistungsfähigkeit der Gemeinde.

3.                 Wichtiges Interesse der Gemeinde an der Gründung oder Beteiligung.

4.                 Haftungsbegrenzung der Gemeinde (dies ist bei einer GmbH ohnehin immer erfüllt).

5.                 Einzahlungsverpflichtung der Gemeinde muss im Verhältnis zu ihrer Leistungsfähigkeit stehen.

6.                 Keine Verpflichtung zur Verlustübernahme in unbestimmter oder unangemessener Höhe.

7.                 Sicherung des Gemeindeeinflusses.

8.                 Ausrichtung des Unternehmens auf den öffentlichen Zweck.

9.                 Jahresabschluss und Lagebericht nach HGB:

 

Zusätzlich ist für die Gründung einer GmbH nach § 108 Abs. 4 GO NW erforderlich:

 

10.             Sicherstellung, dass die Gesellschafterversammlung beschließt über:

 

-                      Abschluss und Änderung von Beherrschungs- und Gewinnab-führungsverträge nach §§ 291, 292 AktG analog,

-                      Erwerb und Veräußerungen von Unternehmen und Beteiligungen,

-                      den Wirtschaftsplan, die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses sowie

-                      die Bestellung und die Abberufung der Geschäftsführer, soweit dies nicht der Gemeinde vorbehalten ist.

 

11.             Gewährleistung, dass der Rat den von der Gemeinde bestellten oder auf  Vorschlag der Gemeinde gewählten Mitgliedern des Aufsichtsrates Weisungen erteilen kann, soweit die Bestellung des Aufsichtsrates gesetzlich vorgeschrieben ist.

 

Die aufsichtsrechtliche Anzeige erfolgt gegenüber dem Landrat des Kreises Heinsberg.

 

Kernstück der Gründung einer GmbH ist der Abschluss eines notariellen Gesellschaftervertrages. Dieser muss nach § 3 GmbHG einige Mindestinhalte aufweisen. Hierzu gehören:

 

-                      Firma und Sitz der Gesellschaft,

-                      Gegenstand des Unternehmens,

-                      Höhe des Stammkapitals,

-                      Übernahme der Stammeinlage.

 

Der Name der Gesellschaft muss als Firma angegeben werden. Dieser muss erkennen lassen, dass es sich um eine GmbH handelt, was zumeist durch die anhängende Abkürzung GmbH geschieht. Die zwingende Angabe des Sitzes der Gesellschaft hat Auswirkungen auf den Gerichtsstand. Als Gegenstand des Unternehmens ist der zulässige Zweck im Gesellschaftsvertrag kurz zu umreißen.

 

Als Name der zu gründenden Gesellschaft wird der Name Kultur GmbH der Stadt Erkelenz vorgeschlagen.

 

Das Aufgabengebiet der Gesellschaft und damit der Gegenstand des Unternehmens sollte wie folgt aussehen:

 

1.                 Organisation von kulturellen Veranstaltungen in der Stadt Erkelenz.

 

2.                 Errichtung und Betrieb von Veranstaltungsstätten zur Gestaltung des kulturellen Lebens in der Stadt Erkelenz.

 

Die Höhe des mindestens 25.000 € betragenden Stammkapitals muss im notariellen Vertrag zur Gründung der Gesellschaft angegeben werden. Dies ist zum einen für die Kommunalaufsicht wichtig, da hierdurch die geforderte Haftungsbeschränkung geprüft werden kann; zum anderen ist die Angabe auch für die Gläubiger von Bedeutung, da hierdurch die im Konfliktfall zur Verfügung stehende Haftungssumme erkennbar ist. Das Stammkapital kann nach den Bestimmungen des GmbHG (§ 5) auch durch Sachwerte eingebracht werden.

 

Die Verwaltung schlägt vor, das Stammkapital durch Übertragung der bisherigen Liegenschaft der Stadthalle zur Verfügung zu stellen. Die steuerrechtlichen Folgen der Übertragung der bestehenden Stadthalle auf die zu gründende GmbH wurden durch das Büro Schleicher & Dr. Robertz untersucht. Hinsichtlich der ertragssteuerlichen Folgen wird von den Gutachtern vorgeschlagen, die Übertragung zu den steuerlichen Buchwerten vorzunehmen, was zu keiner steuerlichen Belastung führen dürfte. Die grunderwerbssteuerliche Belastung durch Übertragung der bestehenden Stadthalle auf die zu gründende GmbH wird von den Gutachtern mit rund 26.000 € beziffert, die einmalig anfallen.

 

Neben den Pflichtangaben können im Gesellschaftsvertrag alle dispositiven Regelungen des GmbHG, HGB und BGB geändert werden. Auch können Bestimmungen über die Art und Weise der Leistung der Stammeinlage getroffen werden.

 

Der Gesellschaftsvertrag muss nach § 2 Abs. 1 GmbHG notariell beurkundet werden und muss von sämtlichen Gesellschaftern unterzeichnet werden. Die Gründung der Kultur GmbH verursacht vergleichsweise geringfügige Kosten, welche begründet werden durch die verpflichtende Mitwirkung eines Notars und die Registerkosten bei der Anmeldung. Die Notarkosten können nach dem Gutachten des Büros Schleicher & Dr. Robertz mit ca. 4.000 € zzgl. Umsatzsteuer abgeschätzt werden. Zusätzlich fallen Gerichtskosten von ca. 500 € an. Des Weiteren ist mit Beratungskosten bei der Ausfertigung der Verträge, insbesondere des Gesellschaftsvertrages und des Einbringungsvertrages zu rechnen. Die Kosten werden von den Gutachtern mit rund 1.000 – 1.500 € angesetzt.  Insgesamt fallen hierzu also Kosten in Höhe von rund 7.000 Euro einmalig an.

 

Als juristische Person kann die GmbH nur durch ihre Organe handeln. Die GmbH besitzt gesetzlich zwingend zwei Organe: den Geschäftsführer und die Gesellschafterversammlung. Die Befugnisse und die Pflichten sowie die innere Organisation der Geschäftsführung sind zwingend im Gesellschaftsvertrag aufzuführen. Die Geschäftsführung, die durch die Gesellschafterversammlung eingesetzt und abgerufen wird, ist in der Regel zuständig für die Erledigung der laufenden Geschäfte. Die Geschäftsführung kann sich hierbei jedoch auch weiterer Mitarbeiter bedienen. Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Willensbildungsorgan der GmbH. Ihre Aufgaben sind in § 45 ff. GmbHG umschrieben, allerdings können auch hiervon abweichende Regelungen getroffen werden. Ist die Kommune allein Gesellschafterin der GmbH, so wie bei der Gründung der Kultur GmbH der Stadt Erkelenz vorgesehen, so ist die Einberufung einer Gesellschafterversammlung nicht zwingend notwendig (§ 48 Abs. 2 GmbHG). Für eine Kultur GmbH in öffentlicher Trägerschaft lassen sich die Aufgaben der Gesellschafterversammlung auf die folgende wesentliche Komplexe beschränken:

 

-                      Feststellung des Jahresabschlusses,

-                      Genehmigung des Geschäftsberichtes,

-                      Beschlussfassung über die Verwendung des Ergebnisses,

-                      Entlastung der Geschäftsführung,

-                      Wahl des Abschlussprüfers,

-                      Bestellung der Geschäftsführung

 

Das Konzept der Verwaltung zur Gründung der Kultur GmbH in der Stadt Erkelenz sieht vor, dass die Kultur GmbH lediglich die von den zuständigen Ausschüssen des Rates der Stadt Erkelenz, insbesondere die des Kulturausschusses des Rates der Stadt Erkelenz getroffenen Entscheidungen über die Kulturarbeit in der Stadt Erkelenz umsetzt. Die notwendigen Beratungen über Umfang und Zielrichtung der Kulturarbeit sollen weiterhin in den Ausschüssen erfolgen. Die organisatorische Anknüpfung der Kultur GmbH der Stadt Erkelenz soll durch die Bestellung des jeweiligen Kulturdezernenten der Stadt Erkelenz als Geschäftsführer der GmbH erfolgen. Hierdurch ist zum einen gewährleistet, dass die Teilnahme des jeweiligen Geschäftsführers an den Sitzungen der zuständigen Ausschüsse des Rates der Stadt Erkelenz kommunalrechtlich abgesichert ist. Zum anderen ergibt sich hieraus auch eine Gewähr für die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Rat, Ausschüssen auf der einen Seite und der Gesellschaft auf der anderen Seite. Verwiesen werden kann in diesem Zusammenhang auf das Modell der GEE.

 

Ein Aufsichtsrat ist für die Arbeit in der Kultur GmbH gesetzlich nicht vorgeschrieben und wird auch nicht vorgeschlagen. 

 

Die Gesellschafterversammlung sollte möglichst klein gehalten werden, da die Beratungen ohnehin in den zuständigen politischen Gremien der Stadt Erkelenz erfolgt. Vorgeschlagen wird insoweit, ein Gremium von maximal 10 Personen zu benennen. Hierzu sollten neben dem Bürgermeister der Stadt Erkelenz als Vorsitzenden der Gesellschafterversammlung zugleich 9 weitere vom Rat der Stadt Erkelenz entsandte Personen zählen. Der jeweilige Kämmerer der Stadt Erkelenz soll als beratendes Mitglied ohne Stimmrecht ebenfalls Mitglied der Gesellschafterversammlung sein.

 

Da die GmbH stets Kaufmann ist, gelten für sie auch die Vorschriften über die doppelte Buchführung nach dem HGB und den hergebrachten Grundsätzen der Kaufmannschaft. Als private Rechtsform ist sie steuerpflichtig. Mit der Verpflichtung der GmbH, die Bücher nach der Methode der doppelten Buchführung zu führen und Jahresabschlüsse zu erstellen, müssten diese Jahresabschlüsse aufgrund des kommunalen Anteilseigners von einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Daneben sind jährliche Steuererklärungen zu erstellen. Erspart werden auf der anderen Seite steuerliche Gewinnermittlung und Steuererklärung für den derzeitigen Betrieb gewerblicher Art der Stadthalle. Diese Kosten beliefen sich bislang auf rund 3.000 Euro. Die anfallenden Kosten für die Kultur GmbH dürften sich nach Angaben des Büros Schleicher & Dr. Robertz auf rund 10.000 € belaufen. In der Differenz ergeben sich damit Mehrkosten von 7.000 €.

 

Die Arbeit in der Kultur GmbH wird dauerhaft nicht ohne Zuschuss der Stadt Erkelenz gewährleistet werden können. Die Stadt Erkelenz muss sich daher zugleich mit der Gründung der Kultur GmbH verpflichten, der Kultur GmbH zum einen die ersparten Personalkosten des bisherigen Amtsleiters in Höhe von rund 55.000 € jährlich sowie die Ausgaben im Kulturetat abzüglich der erzielten Einnahmen von rund 70.000 € zur Verfügung zu stellen, um das von den Ausschüssen beauftragte Kulturprogramm umsetzen zu können.

Soll darüber hinaus auch unter der Verantwortung der Kultur GmbH die Stadthalle ertüchtigt werden, so ist ein Investitionskostenzuschuss der Stadt Erkelenz in Höhe von rund 1,5 Mio. – 1,8 Mio.  Euro notwendig, der jedoch über mehrere Haushaltsjahre verteilt werden kann.

 

Die Zuschüsse zum Defizitausgleich werden steuerrechtlich nach Angaben des Büros Schleicher & Dr. Robertz nach derzeitigem Rechtsstand keine Belastungen zur Folge haben. Keine definitive Aussage kann dahingehend getroffen werden, ob in dem Defizitausgleich eine verdeckte Gewinnausschüttung zu sehen ist.

Problematisch ist nach Angaben der Gutachter die umsatzsteuerliche Behandlung der Aufgaben der Kultur GmbH mit Blick auf den Umbau der bestehenden Stadthalle. Die von der Verwaltung hierzu erstrebte verbindliche Auskunft des Finanzamtes Erkelenz wurde mit Schreiben des Finanzamtes Erkelenz vom 30.10.2006 dahingehend beantwortet, dass eine abschließende Bewertung des Sachverhaltes nicht getroffen werden kann, solange kein detaillierter Planungsstand für die Umgestaltung der Stadthalle vorliegt. Ein detaillierter Planungsstand setzt jedoch die Beauftragung von Büros voraus, was Kosten nach sich ziehen würde. Vor dem Hintergrund dieses Ergebnisses und der zum August 2007 vorgenommenen Kündigung des Pachtverhältnisses mit dem derzeitigen Pächter der Stadthalle ist es jedoch dringend erforderlich, eine Entscheidung über die Zukunft der Kulturarbeit, insbesondere die Zukunft der Stadthalle, zu treffen. Die umsatzsteuerliche Option beim Bau der Stadthalle wurde vor dem Hintergrund einer möglichen Reduzierung der Baukosten, die von der Kultur GmbH endgültig zu tragen wären, getroffen. Soweit diese umsatzsteuerliche Gestaltungsmöglichkeit nicht genutzt werden kann, erhöhen sich die Umbaukosten um rund 19 %. Sollte sie genutzt werden können, was nach Auskunft des Finanzamtes nicht endgültig zu verneinen ist und wenn überhaupt nur am bisherigen Standort der Stadthalle möglich erscheint, verringern sie sich um 19 %. Die Verwaltung schlägt vor, trotz dieser Unsicherheit die Kultur GmbH der Stadt Erkelenz mit der Aufgabe, Umbau der Stadthalle, zu beauftragen. Die jeweiligen Planungen zum Umbau sollen dabei in den zuständigen Ausschüssen und dem Rat der Stadt Erkelenz getroffen werden. Die erforderlichen finanziellen Mittel wären ab dem Haushaltsjahr 2007 einzustellen und zügig nach Gründung der GmbH die Vorbereitungen für den Umbau zu treffen.

 

Der weitere zeitliche Ablauf würde sich damit wie folgt darstellen:

 

-                      Beteiligung der Aufsichtsbehörde

-                      Abschluss eines notariellen Gesellschaftsvertrages

-                      Unterzeichnung durch die Gesellschaft

-                      Bestellung der Organe der Gesellschaft

-                      Aufbringung des Stammkapitals mindestens zur Hälfte

-                      Die Gesellschaft muss für Eintragung angemeldet werden

-                      Anschließende Eintragung in das Handelsregister

Beschlussentwurf (als Empfehlung an Hauptausschuss und Rat)

„1.       In der Stadt Erkelenz wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt und nach aufsichtsrechtlicher Anzeige eine GmbH mit dem Namen „Kultur GmbH der Stadt Erkelenz“ und der Aufgabe

 

-                      Organisation von Kulturveranstaltungen in der Stadt Erkelenz

-                      Errichtung und Betrieb von Veranstaltungsstätten zur Gestaltung des kulturellen Lebens in der Stadt Erkelenz

 

gegründet.

 

2.            Alleiniger Gesellschafter der Kultur GmbH der Stadt Erkelenz ist die Stadt            Erkelenz. Die Beschlussfassung über die Kulturarbeit und Art und Weise     des Umbaus der Stadthalle bleiben den zuständigen politischen Gremien     der Stadt Erkelenz vorbehalten.

 

1.            Die bisherige Stadthalle wird als Stammeinlage in die GmbH eingebracht.

 

2.            Die Kultur GmbH der Stadt Erkelenz erhält den Auftrag, die bisherige Stadthalle nach Vorgabe durch die politischen Gremien umzubauen und erhält hierzu einen Investitionskostenzuschuss von 50 Prozent der Gesamtbaukosten. Damit kurzfristig die erforderlichen Planungsleistungen erbracht werden können, wird die Verwaltung beauftragt, den hierfür notwendigen Architektenvertrag zur Beschlussfassung für den Bau- und Werksausschuss vorzubereiten. Aus dem Architektenvertrag folgende finanzielle Verpflichtungen der Stadt werden auf den Investitionskostenzuschuss angerechnet.

 

3.            Die Stadt Erkelenz stellt in den jeweiligen Haushaltsjahren einen finanziellen Zuschuss für die Kulturarbeit in Höhe der ersparten Personalkosten des bisherigen Amtsleiters des Amtes 40 sowie der tatsächlichen Ausgaben im Kulturbereich mithin rund 125.000 Euro jährlich zur Verfügung. Die Gründungskosten der GmbH trägt die Stadt.

 

4.            Geschäftsführer der Kultur GmbH der Stadt Erkelenz wird der jeweilige Kulturdezernent der Stadt Erkelenz. Die Gesellschafterversammlung besteht aus 10 Personen. Vorsitzender der Gesellschafterversammlung ist der Bürgermeister. Der jeweilige Kämmerer der Stadt Erkelenz wird beratendes Mitglied der Gesellschafterversammlung.“

Finanzielle Auswirkungen:

Es entstehen einmalige Gründungskosten in Höhe von 7.000 Euro (Notar-/Gerichtskosten) sowie rund 26.000 Euro Grunderwerbssteuer für die Übertragung des Grundstücks der bisherigen Stadthalle.

Zusätzlich sind jährlich rund 125.000 Euro für die Kultur GmbH der Stadt Erkelenz zur Aufrechterhaltung des Kulturprogramms in den Haushalt einzustellen.