Bürgerinformationssystem
Vorlage - A 80/047/2024
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Tatbestand: Die Stadtmarketing Veranstaltung „Erkelenzer Adventsdorf“ wird gemäß Beschluss des Rates der Stadt Erkelenz vom 04.07.2018 seit 2019 durch die Firma CTC Tradition und Markt GmbH ausgerichtet. Der Vertrag endet zum Weihnachtsfest 2024. Eine weitere Verlängerung des Vertrages ist nicht möglich und eine Ausschreibung ist erforderlich.
Nach dem abgeschlossenen Innenstadtumbau im Jahr 2025 soll im Bereich des Alten Rathauses wieder ein Adventsdorf stattfinden. Mit seiner optischen Anmutung und dem dargebotenen Rahmenprogramm soll das Adventsdorf dem historischen Stadtkern und dem wertigen Umfeld gerecht werden, um das Image, die Attraktivität und das Ansehen der Stadt Erkelenz als Kultur- und Wirtschaftsstandort zu fördern und die Zahl der Besuchenden und Gäste zu steigern.
Als Veranstaltungsfläche steht der neu geschaffene Marktbereich in unmittelbarer Nähe des Alten Rathauses (ca. 720 qm) und der Kirche Sankt Lambertus sowie optional eine Fläche auf dem Johannismarkt (ca. 900 qm) zur Verfügung.
Ausschreibung Im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens soll ein Vertragspartner zur Ausrichtung des Erkelenzer Adventsdorfes für die Jahre 2025 bis 2028 mit der Option der zweimaligen jährlichen Verlängerung bis spätestens 2030 gefunden werden.
Die Ausschreibung erfolgt in zwei Losen.
Sollte zu Los 1 kein vollumfängliches und nach Prüfung und Wertung durch ein Gremium stimmiges Konzept durch einen Interessenten vorgelegt worden sein, werden ggf. verschiedene Bewerbende zu Los 2 zur Ausrichtung eines Erkelenzer Adventsdorfes o. ä. aufgefordert bzw. zur Ergänzung des vorliegenden Konzeptes zu Los 1 beauftragt.
Los 1 Gesucht wird ein Veranstalter mit einem für die Stadt Erkelenz passenden Konzept. Gewünscht ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung, die eine weihnachtliche Atmosphäre schafft und somit dem Charakter eines Adventsdorfes oder eines weihnachtlichen Themenmarktes gerecht wird. Besonderes Augenmerk wird auf dem Schmuck- und dem Lichtkonzept des Adventsdorfes liegen. Neben herkömmlichen Angeboten eines Weihnachtsmarktes sind zusätzliche weihnachtliche Attraktionen wie eine Weihnachtspyramide, eine Feuerzangenbowle, eine Almhütte, eine Curlingbahn, ein Nostalgie-Karussell oder ein historisches Kettenkarussell erwünscht. Pluspunkte gibt es außerdem für die Einbeziehung regional Anbietender und Besonderheiten, für kunsthandwerkliche Live-Vorführungen unter Einbindung des Publikums und Angebote von fair und nachhaltig produzierten Produkten.
Los 2
Ein Anspruch auf Teilnahme sowie im Falle der Teilnahme auf einen festen Standplatz hat der Bewerbende nicht.
Der/die Bewerber zu Los 2 sollen ggf. zur Ergänzung des zu Los 1 ausgearbeiteten Konzeptes beauftragt werden.
Anforderungen
Los 1
Aufbauplanung / Anordnung der Bauten mit Entwurf Die Anordnung in Form von teilüberdachten Ständen wird bevorzugt. Als Mittelpunkt des Adventsdorfes wird eine überdachte, wind- und wettergeschützte Fläche mit Sitzmöglichkeiten für mindestens 100 - gerne deutlich mehr – Personen gefordert, um den Besuchenden die Erfahrbarkeit einer vorweihnachtlichen Stimmung und Atmosphäre zu ermöglichen und die Verweildauer zu erhöhen. Eine Bühne zur multifunktionalen Nutzung für Auftritte von Kunsttreibenden oder Darbietungen von Kindergartengruppen oder ähnlichem ist an präsenter Stelle zu integrieren.
Material der Bauten Der wettergeschützte Mittelpunkt sowie alle ergänzenden Verkaufsstände sowie sonstigen Bestandteile des Adventsdorfes, somit sämtliche baulichen Einrichtungen, sind aus Holzprodukten oder anderen holzverkleideten festen Baustoffen herzustellen, die durch eigene Schwere mit dem Erdboden verbunden sind. Die Grundfläche der Verkaufsstände soll rechteckig beschaffen sein. Abweichende bauliche Strukturen sind im Ausnahmefall zulässig, z. B. Weihnachtspyramide, Nostalgie-Karussell u. ä.
Optische Gestaltung des Adventsdorfes mit seinen Ständen Die gesamte Gestaltung des Adventsdorfes soll eine weihnachtliche Atmosphäre schaffen und ist entsprechend zu gestalten und einzurichten. Vorderfronten und sichtbare Standseiten sind zu dekorieren. Frisches Tannengrün und besondere Gestaltungsakzente sind gewünscht. Eine elektrische Weihnachtsbeleuchtung, nicht impulsgesteuert und bestehend aus Leuchtmitteln mit gelbem und warmem Licht, ist am Giebel der Verkaufsseite/n anzubringen.
Ausstellerangebot / Branchenmix Mit Blick auf die begrenzten Marktflächen kommt einer ausgewogenen Angebotsstruktur zur Verwirklichung eines weihnachtlichen Adventsdorfes eine besondere Bedeutung zu. Der Branchenmix sollte in jedem Fall beinhalten: Kunsthandwerk, Geschenkartikel, Gastronomie, Imbiss, diverse Heiß- und Kaltgetränke wie Glühwein, Punsch, Feuerzangenbowle etc., Süßwaren, kulinarische Spezialitäten, Deko-Artikel, Weihnachtspyramide, nostalgisches Karussell (keine sonstigen Schaustellerfahrgeschäfte). Die verwendeten Produkte sollten aus der Region bezogen werden.
Das Adventsdorf sollte eine Vielfalt von kunsthandwerklichen Erzeugnissen aufweisen. Die Herrichtung eines Handwerkerdorfes (traditionelles Handwerk live erleben) wird bevorzugt. Sehr erwünscht sind Bewerbungen in den Spezialisierungen der kleinhandwerklichen Bereiche wie Glasbläserei, Muldenhauerei, Zierkerzenherstellung, Besenbinderei. Neben dem Verkauf sind handwerkliche Vorführungen am Stand sehr erwünscht.
Nachhaltigkeit Bei den Speisenständen ist Einweggeschirr aus nachwachsenden Rohstoffen zu verwenden. Die Verwendung von Plastikgeschirr ist verboten. Für den Ausschank bei den Getränkeständen sind ausschließlich Trinkgefäße aus festem Material (Glas, Ton oder Porzellan), die für Heißgetränke geeignet sind, zu benutzen.
Aktionen und Rahmenprogramm Ein ausgedehntes Kinderprogramm wird bevorzugt, um die vielen Erkelenzer Familien mit Kindern anzusprechen und zu einem Besuch der Innenstadt und des Adventsdorfes einzuladen. Ein Stand für wechselnde Aussteller aus dem Bereich Hobbykunst und soziale Einrichtungen ist an den Wochenenden kostenfrei zur Verfügung zu stellen und zu integrieren.
Vertragslaufzeit Die Durchführung des Erkelenzer Adventsdorfes wird für den Zeitraum November 2025 bis 31. Dezember 2028 mit der Option der zweimaligen jährlichen Verlängerung bis spätestens 31. Dezember 2030 ausgeschrieben.
Wird der Vertrag nicht bis zum 31. Januar 2027 gekündigt, verlängert er sich um weitere 12 Monate bis 31. Dezember 2029. Wird der Vertrag bei Nutzung der Verlängerungsoption für 2029 nicht bis zum 31. Januar 2028 gekündigt, verlängert er sich um weitere 12 Monate bis zum 31. Dezember 2030 und endet somit ohne vorherige Kündigung zum 31. Dezember 2030.
Los 2 Interessenten, die sich für einen Standplatz bzw. einen Verkaufsstand als Ergänzung des zu Los 1 seitens eines Mitbietenden vorgelegten Konzeptes bewerben möchten, haben ein vollständig ausgefülltes Formblatt „Bewerbungsbogen“ einzureichen. Sollten Interessierende sich für mehrere Standplätze bewerben wollen, so ist je Standplatz einmal das Formblatt „Bewerbungsbogen“ auszufüllen.
Anforderungen Gegenstand des Erkelenzer Adventsdorfes sind Waren, die hinsichtlich ihrer Beschaffenheit, ihres Verwendungszwecks oder ihrer Gestaltung einen Bezug zu Weihnachten aufweisen.
Material der Bauten Die Verkaufsstände sind aus Holzprodukten oder anderen holzverkleideten festen Baustoffen herzustellen, die durch eigene Schwere mit dem Erdboden verbunden sind. Die Grundfläche der Verkaufsstände soll rechteckig beschaffen sein. Abweichende bauliche Strukturen sind im Ausnahmefall zulässig, z. B. eine Weihnachtspyramide, ein Nostalgie-Karussell u. ä.
Optische Gestaltung der Verkaufsstände Die gesamte Gestaltung des Erkelenzer Adventsdorfes soll eine weihnachtliche Atmosphäre schaffen und die Verkaufsstände sind entsprechend zu gestalten und einzurichten. Vorderfronten und sichtbare Standseiten sind zu dekorieren. Frisches Tannengrün und besondere Gestaltungsakzente sind gewünscht. Eine elektrische Weihnachtsbeleuchtung, nicht impulsgesteuert und bestehend aus Leuchtmitteln mit gelbem und warmem Licht, ist am Giebel der Verkaufsseite/n anzubringen.
Vertragslaufzeit Die Bewerbung zur Teilnahme am Erkelenzer Adventsdorf mit einem Verkaufsstand wird für den Zeitraum November 2025 bis 31. Dezember 2028 mit der Option der zweimaligen jährlichen Verlängerung bis spätestens 31. Dezember 2030 ausgeschrieben.
Wird der Vertrag nicht bis zum 31. Januar 2027 gekündigt, verlängert er sich um weitere 12 Monate bis 31. Dezember 2029. Wird der Vertrag bei Nutzung der Verlängerungsoption für 2029 nicht bis zum 31. Januar 2028 gekündigt, verlängert er sich um weitere 12 Monate bis zum 31. Dezember 2030 und endet somit ohne vorherige Kündigung zum 31. Dezember 2030.
Ablauf des Auswahlverfahrens
Die Auswahl der eingereichten Konzepte erfolgt durch ein Gremium mit folgender Besetzung:
Die formelle Prüfung der eingegangenen Bewerbungen zu Los 1 und Los 2 erfolgt durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Erkelenz.
Im Anschluss prüft das vorgenannte Gremium die eingereichten Konzepte zu Los 1 bzw. die eingereichten Bewerbungen zu Los 2. Die Belange der Jury-Mitglieder finden gleichberechtigt Berücksichtigung.
Bewertungsmatrix – Los 1
Die Punktebewertung erfolgt in Anlehnung an das Schulnotensystem:
Null Punkte: unzureichend
Die Addition der Punkte je Bewertungskriterium ergibt eine Gesamtpunktzahl. Bei Punktzahl-gleichheit mehrerer Bewerbender wird das Hilfskriterium „bekannt und bewährt“ herangezogen. Bei anschließender Punktgleichheit entscheidet das Los.
Bewertungsmatrix – Los 2
Das Auswahlkriterium zur Beurteilung der Bewerbungen für die Teilnahme am Erkelenzer Adventsdorf mit einem Verkaufsstand ist die „Attraktivität“. Zur Untergliederung dieses Auswahlkriteriums werden folgende Merkmale gleichwertig herangezogen: Warenangebot, Standbeschaffenheit, Standgestaltung und Warenpräsentation. Die Bewertung der Merkmale erfolgt insbesondere anhand nachstehender Hilfsmerkmale. Es sind maximal 115 Punkte erreichbar.
Warenangebot Originalität, Besonderheit, Spezialität, Alleinstellung, Qualität, Neuheit, Familienfreundlichkeit, Umweltfreundlichkeit, Regionalität (max. 45 Punkte)
Standbeschaffenheit
Standgestaltung Weihnachtliche Dekoration, weihnachtliche Beleuchtung,
Warenpräsentation Optik, Wertigkeit, Übersichtlichkeit, Preisauszeichnung, Umweltfreundlichkeit (max. 25 Punkte)
Weitere Hilfsmerkmale können hinzugezogen werden. Ist nicht jedes Hilfsmittel bewertbar oder ergeben bestimmte Hilfsmerkmale keinen hinreichenden Aufschluss zur Bewertung einer Bewerbung, sind verbleibende oder hinzugezogene Hilfsmerkmale Beurteilungsgrundlage.
Für jedes vorgenannte Merkmal werden Punkte von null bis fünf Punkten, wie nachstehend erklärt, vergeben:
Null Punkte: unzureichend
Die Addition der Punkte je Merkmal ergibt eine Gesamtpunktzahl. Bei Punktzahlgleichheit mehrerer Bewerbende wird das Hilfskriterium „bekannt und bewährt“ herangezogen. Bei anschließender Punktgleichheit entscheidet das Los. Beschlussentwurf (als Empfehlung für den Haupt- und Finanzausschuss und für den Rat): „Die Verwaltung wird beauftragt das öffentliche Ausschreibungsverfahren durchzuführen und den seitens des Rates ausgewählten Vertreter*innen der Fraktionen zu gegebener Zeit die eingegangenen Angebote zwecks Bewertung zur Verfügung zu stellen.“ Klima-Check: Trägt der Beschlussentwurf zum Klimaschutz oder zur Klimafolgenanpassung bei?
Keine Relevanz
Finanzielle Auswirkungen: Keine Anlagen: Bewerbungsbogen
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