Vorlage - A 10/338/2023  

Tatbestand:

1. Vorbemerkung

Im Jahr 2024 besteht die Städtepartnerschaft zwischen Erkelenz und Saint-James seit 50 Jahren.

Bei einem ersten Planungsgespräch am 22.06.2023 herrschte Einigkeit darüber, dass die Feierlichkeiten in Saint-James stattfinden sollten, wie dies bei allen bisherigen Jubiläumsfeiern im Zehnjahresturnus geschehen ist. Als Zeitraum wurde festgelegt: 6. bis 9. Juni 2024.

Außerdem äußerten die Vertreter aus Saint-James den Wunsch, dass - wie bereits beim Jubiläum 2014 - Karnevals- und Musikvereine zur Mitreise motiviert werden sollten, insbesondere Vereine aus Gerderath wegen der historischen Verbindung zu Saint-James.

Bei einem weiteren Planungsgespräch am 10.06.2023 stellte Bürgermeister David Juquin ein Grobprogramm vor, und von Erkelenzer Seite konnte bereits eine Anzahl von Vereinen genannt werden, die für die Mitreise ihr Interesse bekundet hatten.

2. Aktueller Sachstand

Zeitraum der Feierlichkeiten

Donnerstag, 06.06. bis Sonntag, 09.06.2024

Das 50-jährige Jubiläum soll im Rahmen des 80. Jahrestags der Alliierten-Invasion gefeiert werden.

Einladungskreis aus Erkelenz

Offizielle Delegation

-          Mitglieder des Rates und des Partnerschaftskomitees

-          Ehrenbürger*innen der Stadt Saint-James aus Erkelenz

-          Verwaltungsvorstand

-          Vorstand „Verein Erkelenz international“

-          Sabine Verheyen, MdEP (bereits abgesagt wegen Europawahl)

-          Wilfried Oellers, MdB

-          Thomas Schnelle, MdL

-          Kreistagsmitglieder aus Erkelenz

-          Vorstand Kreissparkasse Heinsberg/ Sparkassenstiftung

jeweils mit Begleitung

Der Einladungskreis umfasst rund 90 Personen (+ Partner*in).

Eine Terminvormerkung wurde im Juli 2023 zugeleitet.

Aufforderung zur verbindlichen Anmeldung und Buchung für Bus und Hotel folgt voraussichtlich Ende August/ Anfang September 2023 (nach Absprache mit dem beauftragten Unternehmen Schmetterling Gruppenreisen GmbH).

Vereine/ Gruppen

Folgende Vereine wurden angefragt und haben ihre Teilnahme zugesagt oder ihr Interesse bekundet.

Schulen

Angefragt wurden die weiterführenden Schulen und die Franziskusschule Erkelenz/ Europaschule. Folgende Rückmeldungen liegen vor:

3. Programm

Bei einem Planungsgespräch am 10.06.2023 stellte der Bürgermeister aus Saint-James, David Juquin, ein vorläufiges Programm vor (siehe Anlage). Die Vereine aus Erkelenz, insbesondere die Musikvereine und Chöre sind eingeladen, an den verschiedenen Programmpunkten mitzuwirken. Es ist angedacht, der Stadt Saint-James vorzuschlagen, dass sich Erkelenz an den Kosten für eine Festveranstaltung beteiligt.

4. Organisation/ Reiselogistik

Aus haftungsrechtlichen Gründen tritt die Stadt Erkelenz nicht als Veranstalterin der Reise auf. Nach entsprechender Ausschreibung wurde das Unternehmen Schmetterling Gruppenreisen GmbH mit der kompletten Abwicklung der Reiseformalitäten, Hotelreservierungen, Organisation des Bustransfers usw. beauftragt. Hier erfolgt eine enge Abstimmung mit Amt 10 (SGB 03 und 05).

Ausnahme: Durch Vermittlung des Bürgermeisters aus Saint-James wurden Kontingente in drei Gruppenunterkünften reserviert, die für Vereine, insbesondere für die Unterbringung der Jugendlichen, eine preiswerte Alternative zum Hotel sein können. Die Vereine werden gebeten, die entsprechenden Buchungen in Eigenregie vorzunehmen.

Amt 10 (SGB 03 und SGB 05) ist für die Gesamtplanung und Koordinierung verantwortlich.

5. Kosten/ Finanzierung

Folgende Regelungen werden vorgeschlagen:

• Die Bezuschussung gemäß den Richtlinien über die Zuschussgewährung bei Fahrten nach Saint James wird außer Kraft gesetzt.
• Jugendliche bis 18 Jahre erhalten einen Sonderzuschuss in Höhe von 100 Euro. Schüler*innen, Auszubildende und Studierende über 18 Jahre werden wie Jugendliche bezuschusst. Hierbei ist gleichgültig, ob sie mit einer Schulklasse, einem Verein oder privat anreisen.
• Der Bustransfer für die Reisegruppe - bestehend aus Vereinen und offizieller Delegation - wird aus Haushaltsmitteln der Stadt Erkelenz finanziert.

• Das Cornelius-Burgh-Gymnasium organisiert den Bus in Eigenregie. Die Finanzierung erfolgt wie gewohnt aus Mitteln des eigenen Budgets.

• Kosten für Hotelunterbringung und ggfs. Verpflegung sind von den Reiseteilnehmern und Reiseteilnehmerinnen zu tragen.

Beschlussentwurf (als Empfehlung an Haupt- und Finanzausschuss und Rat):

„Das dargestellte Konzept inklusive der vorgeschlagenen Regelungen hinsichtlich der Kosten und Zuschüsse wird zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird mit der weiteren Planung und Organisation beauftragt.“

Klima-Check:

Trägt der Beschlussentwurf zum Klimaschutz oder zur Klimafolgenanpassung bei?

Die seit 1974 bestehende Städtepartnerschaft zwischen Saint-James und Erkelenz basiert auf dem Elysee-Vertrag aus dem Jahr 1963. Das 50-jährige Jubiläum ist ein bedeutender Meilenstein für die Beziehungen beider Städte und ein Beitrag zur Förderung der deutsch-französischen Beziehungen. Die mit den Feierlichkeiten verbundenen Emissionen durch die Anfahrt mit Bussen ließen sich nur vermeiden, wenn das Ereignis nicht gefeiert würde.

Finanzielle Auswirkungen:

a) Geschäftsaufwendungen (Produktsachkonto 01 15 00 543100)

Somit soll für die Haushaltsplanung 2024 unter Produktsachkonto 011500543100 ein Gesamtbetrag in Höhe von 62.500 Euro angemeldet werden.

b) Zuschüsse (Produktsachkonto 011500531800)

Es wird zurzeit mit ca. 100 Jugendlichen kalkuliert, die an den Jubiläumsfeierlichkeiten teilnehmen. Daraus ergibt sich ein Sonderzuschuss von insgesamt 10.000 Euro (100 Personen x 100 Euro). Darüber hinaus wird ein Regelzuschuss (Richtlinie) in Höhe von 6.000 Euro für weitere städtepartnerschaftliche Maßnahmen in 2024 veranschlagt.

Somit sollen im Haushalt 2024 für das Produktsachkonto 011500531800 insgesamt 16.000 Euro eingeplant werden.

Anlage:

Vorläufiges Jubiläumsprogramm