Vorlage - A 14/125/2021  

Tatbestand:

Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung ist es, bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen (Implementierungsprüfung; § 104 Absatz 1 Nr. 3 GO NRW). Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich zur Wahrnehmung dieser Aufgabe Dritter bedienen. Die Stadt Aachen nimmt diese Aufgabe gemäß der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung vom 13.12.2002 für die Stadt Erkelenz wahr.

In Abgrenzung zur Zulassungsprüfung der gpaNRW (§ 94 Absatz 2 GO NRW; zum 01.01.2021 in Kraft getreten), welche eine Prüfung der Anwendungen im „Rohzustand“ vorsieht, wird im Rahmen der Implementierungsprüfung vor allem die Anpassung der einzelnen Anwendungen an die örtlichen Gegebenheiten (Customizing) geprüft.

Im Jahr 2003 wurde die regio IT durch Zusammenschluss der Aachener Datenverarbeitungsgesellschaft (ADG) und der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (GKDVZ; Amt der Stadt Aachen) gegründet. Zur Bündelung der Nachfrage wurde die Stadt Aachen über eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung von der StädteRegion Aachen (damals noch Kreis Aachen), dem Kreis Heinsberg und einem Teil der kreisangehörigen Kommunen beauftragt, den Bedarf an IT über die regio IT sicherzustellen. In 2011 ist die regio IT mit dem Zweckverband INFOKOM (Kreis Gütersloh) und in 2020 mit dem Zweckverband civitec (Oberbergischer Kreis, Rhein-Sieg-Kreis) fusioniert. Damit ist sie inzwischen neben dem Hauptsitz in Aachen mit Niederlassungen und Rechenzentren in Siegburg und Gütersloh vertreten und so zu einem der größten kommunalen IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen herangewachsen.

Die Stadt Aachen nimmt die IT-Prüfung derzeit für insgesamt 68 Kommunen in NRW mit einer Gesamteinwohnerzahl von knapp 2 Millionen Einwohnern wahr. Eine Übersicht der Kommunen können Sie dem beigefügten Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung entnehmen. Die IT-Anwendungen in den Kommunen werden zum überwiegenden Teil von der regio IT betreut und in den Rechenzentren der regio IT betrieben. Mit der Wahrnehmung der Implementierungsprüfung „aus einer Hand“ werden größtmögliche Synergien erzielt und entsprechende Prüfkapazitäten bei den einzelnen Kommunen eingespart. Der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen beschäftigt derzeit vier IT-Prüfer mit einem Anteil von insgesamt 2,8 Stellen. Die fachliche Kompetenz der KollegInnen wird durch regelmäßige Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen sowie Einbindung in überregionale Arbeitskreise des IDR und der GPA gestärkt. Die langjährigen Prüfer verfügen über anerkannte Zertifizierungen zum CISA (Certified Information Systems Auditor).

Die Rahmenbedingungen der Wahrnehmung der IT-Prüfung durch die Stadt Aachen sollen durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit allen 68 Kommunen zum 01.01.2022 rechtssicher und einheitlich geregelt werden. Das Vorhaben wurde im Arbeitsausschuss ÖRV – regio IT am 10.12.2020 vorgestellt und begrüßt.

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung werden nachfolgend dargestellt:

Die Prüfung nach § 104 Absatz 1 Nr. 3 GO NRW erstreckt sich auf alle von der regio IT GmbH betreuten Anwendungen.

Der Arbeitsaufwand wird nach den geleisteten Stunden erfasst. Hierbei wird der jeweils aktuelle Entgeltsatz des Entgelttarifs zur Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen zu Grunde gelegt. Dieser beträgt derzeit 82 €/Stunde (netto). Zusätzlich werden ggf. entstehende Reisekosten nach den Vorschriften des Landesreisekostengesetzes NRW berechnet.

Die Gesamtkosten werden im Verhältnis der Einwohnerzahl getragen. Die Einwohnerzahl wird bei den Kreisen und der StädteRegion Aachen mit dem Faktor 0,5 multipliziert. Bei den kreisfreien Städten gilt der Faktor 1,5 und bei den Kreisangehörigen Städten und Gemeinden der Faktor 1,0. Bei geschätzten jährlichen Gesamtkosten von 210.000,00 € würde die Stadt Erkelenz insgesamt anteilige Kosten in Höhe von 2.815,41 € tragen.

Prüfungen von Programmen, die nicht von der regio IT betreut werden sowie die hieraus entstehenden Kosten, sind direkt zwischen der Stadt Aachen und der Stadt Erkelenz abzustimmen bzw. abzurechnen.

Die Abrechnungen finden einmal jährlich unmittelbar nach Jahresende statt.

Die Laufzeit der Vereinbarung ist unbefristet. Sie kann erstmalig unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr zum 31.12.2024 gekündigt werden.

Die Vereinbarung bedarf der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.

Die übrigen Regelungen können  dem Volltext der Vereinbarung entnommen werden, welcher dieser Sitzungsvorlage im Entwurf beigefügt ist. Er wurde mit der Bezirksregierung Köln im Entwurf abgestimmt, die keine Bedenken einer Genehmigungsfähigkeit sieht. Die bisherigen Vereinbarungen werden mit Abschluss der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung obsolet.

Beschlussentwurf (als Empfehlung an Haupt- und Finanzausschuss und Rat):

„Der Rat der Stadt Erkelenz beauftragt die Stadt Aachen, die Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Absatz 1 Nr. 3 GO NRW für die Stadt Erkelenz gemäß den Regelungen der im Entwurf beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ab dem 01.01.2022 wahrzunehmen.“

Finanzielle Auswirkungen:

Jährliche Kosten von 2.815,41 €

Anlage:

Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Absatz 1 Nr. 3 GO NRW durch die Stadt Aachen