Bürgerinformationssystem

Vorlage - A 80/127/2019  

 
 
Betreff: Klassifizierung einer Stadtmarketing-Veranstaltung
hier: Mittelalter-Sommerfest auf der Burg
Status:öffentlich  
Federführend:Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaftsförderung und Betriebe Vorberatung
07.05.2019 
30. Sitzung des Ausschusses für Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaftsförderung und Betriebe ungeändert beschlossen   
Hauptausschuss Entscheidung
09.05.2019 
30. Sitzung des Hauptausschusses ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Tatbestand:

Der Hauptausschuss hatte zuletzt die nachfolgend genannten wiederkehrenden Veranstaltungen als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen für die Jahre 2018 bis einschließlich 2020 (Adventsdorf bis einschließlich 2021 aufgrund der erfolgten Ausschreibung) beschlossen:

 

1. Osterbrunnen Schmücken

2. Fahrradfrühling und Grillmeisterschaft (verkaufsoffener Sonntag)

3. Reit- und Springturnier

4. Intern. Grenzland-Ausfahrt

5. Lambertusmarkt

6. NEW City Lauf

7. Niederrheinischer Radwandertag

8. Burgkirmes

9. Kulinarischer Treff/EAA (verkaufsoffener Sonntag)

10. Bauernmarkt

11. Französischer Markt (verkaufsoffener Sonntag)

12. Mittelalterlicher Adventsmarkt

13. Adventsdorf Erkelenz (verkaufsoffener Sonntag)

 

Der Verein „Freunde der Burg Erkelenz“ feiert in diesem Jahr sein 10jähriges Jubiläum und bittet darum, die Veranstaltung Mittelalter-Sommerfest als Stadtmarketing-Veranstaltung zu klassifizieren. Nach eigenen Angaben des Vereins genießt das Mittelalter-Sommerfest einen ähnlichen Stellenwert wie der Mittelalterliche Adventsmarkt, der ebenfalls vom Verein Freunde der Burg veranstaltet wird. Die Besucher und Aussteller sind überregional verortet, die Besucherzahlen steigen von Jahr zu Jahr und das Veranstaltungsformat ist einzigartig in Erkelenz. Die Erkelenzer Burg und damit die gesamte Innenstadt erfahren insgesamt wieder mehr Aufmerksamkeit bei Bewohnern und Gästen und stärken das positive Image von Erkelenz.

 

Die nachfolgend genannten Kriterien für die Einstufung als Stadtmarketing Veranstaltung werden aus Sicht der Verwaltung zunächst eingeschätzt und überprüft:

 

-

(Über)regionaler Charakter

-

Alleinstellungsmerkmal

-

Besucherzahlen

-

zur Stadt Erkelenz bzw. zur Region verbindende Merkmale

-

Imagefaktor

-

Bereitschaft zur gemeinsamen Abstimmung der Veranstaltungsziele und –inhalte

-

Absprache über das gemeinsame Vorgehen am Anfang eines jeden Jahres, spätestens jedoch sechs Monate vor Veranstaltungstermin.

-

Zusammenarbeit muss in der öffentlichen Wahrnehmung erkennbar sein.

 

Mit der Klassifizierung als Stadtmarketing Veranstaltung können die nachfolgend genannten unterstützenden Tätigkeiten durch die Stadt Erkelenz erfolgen:

 

-

Begleitung des verantwortlichen Mitarbeiters aus dem Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing bei der Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung

-

Unterstützung bei der Einholung der behördlichen Genehmigungen

-

Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: ggf. städtische Anzeige, Pressearbeit, Plakate, Flyer, Homepage Erkelenz, Bannerwerbung, etc.

-

Direkte finanzielle Unterstützung durch Übernahme von Veranstaltungskosten bis zum Höchstsatz nach dem budgetiertem Mittelansatz für die jeweilige Veranstaltung

-

Indirekte finanzielle Unterstützung durch Bauhofleistungen (Personal, Material)

-

Indirekte finanzielle Unterstützung durch Gestellung von Räumlichkeiten, öffentlichen Flächen etc.

-

Gewährleistung der Präsenz des Bürgermeisters oder eines seiner Vertreter: Ansprache, Grußwort, Schirmherrschaft

-

Erlaubnis zur Verwendung des Stadtlogos und des Stadtmarketing-Logos

-

Bericht im Stadtkalender

-

Besondere Berücksichtigung im Veranstaltungskalender der Stadt Erkelenz (Homepage, Bürgerbüro)

-

Ankündigung auf dem Parkleitsystem

-

Unentgeltliche Nutzung der städtischen Dreiecksständer für Plakatierung

-

Beflaggung (Burg, Rathaus, Markt) bei Veranstaltungen im Stadtkern

 

Die Verwaltung begrüßt das Engagement und die Aktivitäten des Vereins außerordentlich und schlägt daher vor, das Mittelalter-Sommerfest in 2019 und 2020 als Stadtmarketing-Veranstaltung erstmalig zu klassifizieren, um prüfen zu können, ob die Kriterien erfüllt werden. Für die Klassifizierung von Stadtmarketing-Veranstaltungen für die Jahre 2021 bis einschließlich 2023 findet dann eine erneute Überprüfung aller Veranstaltungen statt.

 

Beschlussentwurf (als Empfehlung an den Hauptausschuss):

„Unter dem Vorbehalt der jährlichen Erfüllung der Kriterien für die Einstufung als Stadtmarketingveranstaltung und vorbehaltlich der Bereitstellung der entsprechenden Mittel im jeweiligen Haushaltsjahr wird die Veranstaltung „Mittelalter-Sommerfest“ als klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltung für die Jahre 2019 bis 2020 beschlossen.“

Finanzielle Auswirkungen:

Insgesamt stehen Finanzmittel in Höhe von 95.000,- € für das Haushaltsjahr 2019 unter dem Produktsachkonto 150300 Stadtmarketing „Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen“ zur Verfügung.