Vorlage - A 10/931/2013  

Tatbestand:

Im kommenden Jahr besteht die Städtepartnerschaft mit Saint-James seit 40 Jahren. Zwischen dem Bürgermeister der Stadt Erkelenz, dem Vorsitzenden des Partnerschaftskomitees Erkelenz und den offiziellen Vertretern der Stadt Saint-James herrscht Einigkeit darüber, dass man dieses Jubiläum in angemessener Form feiern möchte, und dass die Feierlichkeiten in Saint-James stattfinden sollten, wie dies bei allen bisherigen Jubiläumsfeiern im Zehnjahresturnus geschehen ist.

Am 10.06.2013 war der Vorsitzende des Partnerschaftskomitees aus Saint-James Yannick Duval zu einem Besuch in Erkelenz, um eine erste Grobplanung vorzustellen.

Als Zeitfenster für die Feierlichkeiten einigte man sich auf das Pfingstwochenende, also: Freitag, 06.06.2014, bis Montag, 09.06.2014.

In diesem Zeitraum sind in der Region um Saint-James und in der Normandie große Feierlichkeiten aus Anlass des 70. Jahrestages der Invasion zu erwarten. Zur Sicherung eines Hotelkontingents sollte daher zügig der Teilnehmerkreis ermittelt werden.

Die Zusammenstellung der offiziellen Delegation sollte prinzipiell analog zu dem bei der Reise im Jahr 2011 definierten Teilnehmerkreis erfolgen. Zu beachten ist jedoch:

In dem vorgesehenen Zeitraum ist der am 25.05.2014 (Kommunalwahltermin) neu gewählte Rat noch nicht konstituiert. Gleiches gilt für das Partnerschaftskomitee. Daher ist vorgesehen, den Teilnehmerkreis aus den amtierenden Mitgliedern und stellvertretenden Mitgliedern des Partnerschaftskomitees sowie den amtierenden Fraktionsvorsitzenden zu akquirieren. Eine Abfrage an diesen Personenkreis sowie an die Ehrenbürger der Stadt Saint-James aus Erkelenz und die Mitglieder des Verwaltungsvorstands läuft zurzeit noch.

Aus Saint-James äußerte man besonders den Wunsch, dass an dem Fest Vereine aus Erkelenz teilnehmen sollen, die das hiesige Brauchtum repräsentieren. Man einigte sich darauf, dass der Bürgermeister zunächst Gruppen, Vereine und Schulen kontaktieren sollte, die in besonderer Beziehung zu Saint-James stehen, um deren grundsätzliches Interesse abzufragen und eine Schätzung hinsichtlich benötigter Bus- und Unterbringungskapazitäten sowie der daraus resultierenden Kosten vornehmen zu können. In Betracht kamen für eine erste Interessensabfrage daher folgende Gruppen:

Darüber hinaus hatte bereits vorab der Städtische Musikverein Erkelenz angekündigt, sich bei den Jubiläumsfeierlichkeiten zu engagieren. Die Fahrt ist inzwischen fest eingeplant.

II. Aktueller Planungsstand

1. Teilnehmer/ Interessenten

Aus den Interessensabfragen ergibt sich per 27.08.2013 folgendes Bild:

* Reiseplanung bedeutet hier Organisation und Koordinierung. Als Veranstalter tritt die Stadt Erkelenz aus haftungsrechtlichen Gründen nicht auf. Daher soll nach entsprechender Ausschreibung ein Reiseunternehmen mit der kompletten Abwicklung beauftragt werden.

Über in der Tabelle genannten Gruppen hinaus haben weitere Vereine und Einzelpersonen den Wunsch geäußert, mit nach Saint-James zu reisen, sofern noch Kapazitäten verfügbar sind.

2. Grober Programmablauf

Nach derzeitigem Planungsstand könnte das Programm wie folgt aussehen:

3. Finanzierung/ Kostenplanung

Folgende Regelung wird vorgeschlagen:

Die Bezuschussung gemäß den Richtlinien über die Zuschussgewährung bei Fahrten nach Saint James wird außer Kraft gesetzt. Lediglich der Regelzuschuss für Jugendliche bis 18 Jahre bleibt in Höhe von 62,00 Euro bestehen. Schüler, Auszubildende und Studenten über 18 Jahre werden wie Jugendliche bezuschusst.

Für Jugendliche und Kinder bis 18 Jahre wird zusätzlich ein Zuschuss von 20,00 Euro gewährt. Hierbei ist gleichgültig, ob sie mit einer Schulklasse, einem Verein oder privat anreisen.

Schulen organisieren den Bus in Eigenregie. Die Finanzierung erfolgt wie gewohnt aus Mitteln des eigenen Budgets.

Der Bustransfer für die Reisegruppe bestehend aus Vereinen und offizieller Delegation wird aus Haushaltsmitteln der Stadt Erkelenz finanziert.

Personen über 18 Jahre, die privat anreisen, erhalten einen Zuschuss in Höhe von 60,00 Euro.

Kosten für Hotelunterbringung und Verpflegung sind von den Reiseteilnehmern zu tragen.

Am 07. Juni soll die Verpflegung (Essen und Getränke) der rund 380 Gäste aus Erkelenz und Saint James während des Festabends durch die Stadt Erkelenz übernommen werden.

Beschlussentwurf (als Empfehlung an Hauptausschuss und Rat):

„Die Reise nach Saint-James soll im vorgeschlagenen Zeitraum stattfinden. Dem oben dargestellten Konzept wird zugestimmt. Die Verwaltung wird mit der Planung und Organisation beauftragt.“

Finanzielle Auswirkungen:

1. Bustransfer / Sonstige Kosten

Für den Einsatz von sechs Bussen zuzüglich Nebenaufwendungen (Mautgebühren u. a.)  werden Kosten in Höhe von 22.000,00 Euro veranschlagt. Am Samstag, dem 7. Juni 2014, soll in Saint James ein Festabend mit ca. 380 Gästen aus Erkelenz und Saint James stattfinden. Die Kosten für Essen und Getränke sollen an diesem Abend von der Stadt Erkelenz übernommen werden.

Für den Bustransfer und den Festabend soll ein Gesamtbetrag in Höhe von 38.000,00 Euro in der Haushaltsplanung 2014 unter Produktsachkonto 01 15 00 543100 angemeldet werden.

2. Zuschüsse gemäß Richtlinien / Sonderzuschüsse

Lediglich Jugendliche bis 18 Jahre erhalten Zuschüsse gemäß den Richtlinien in Höhe von 62,00 Euro. Es wird zurzeit mit ca. 170 Jugendlichen kalkuliert. Damit belaufen sich die Regelzuschüsse für diese Gruppe auf ca.10.000,00 Euro. Des Weiteren sollen Jugendliche bis 18 Jahre zusätzlich zum Regelzuschuss einen Sonderzuschuss in Höhe von 20,00 Euro erhalten. Erwachsene, die privat anreisen, erhalten einen Sonderzuschuss von 60,00 Euro. Hinsichtlich der aktuellen Teilnehmerzahlen ergibt sich somit eine Sonderzuschusssumme von ca. 5.000,00 Euro. Es sollen im Haushalt für 2014 für das Produktsachkonto 01 15 00 531800 insgesamt 21.000,00 Euro veranschlagt werden. Darin sind 6.000,00 Euro als Standard-Haushaltsansatz (für andere städtepartnerschaftliche Maßnahmen im Jahr 2014) enthalten.