Vorlage - A 10/614/2011  

Tatbestand:

In der Sitzung des Hauptausschusses am 21.09.2011 wurden die Ergebnisse des Gutachtens über die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle durch die Kommunal- und Abwasserberatung NRW GmbH vorgestellt. Das Gutachten wurde zwischenzeitlich unter Dokumente im Ratsinformationssystem eingestellt.

Nach Präsentation des Gutachtens wurde insbesondere über den in der Beschlussvorlage der Verwaltung aufgeführten Personalmehrbedarf und die daraus resultierenden finanziellen Auswirkungen diskutiert. Wegen weiteren bestehenden Beratungsbedarfs der Fraktionen wurde der Tagesordnungspunkt bis zur nächsten Sitzung des Hauptausschusses zurückgestellt.

Hinsichtlich des Tatbestands wird grundsätzlich auf die Beschlussvorlage zum TOP 2 der Sitzung des Hauptausschusses vom 21.09.2011 verwiesen. Seitens der Verwaltung wird unverändert vorgeschlagen, dem Gutachten der Kommunal- und Abwasserberatung zu folgen und aus Gründen der Korruptionsprävention, einer effizienteren Durchführung von Vergabeverfahren und mehr Rechtssicherheit eine zentrale Vergabestelle in der Variante B einzurichten.

Wie bereits in der letzten Sitzung des Hauptausschusses dargestellt, führt die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle unweigerlich vorübergehend zu einem geringfügigen Stellenmehranteil, da personelle Einspareffekte im Rahmen der in den Fachämtern eintretenden Entlastungen nur mittel- bis langfristig erzielt werden können. Dies liegt darin begründet, dass im derzeit dezentral organisierten Vergabewesen insgesamt 56 Mitarbeiter(innen) innerhalb der Verwaltung Aufgaben im Vergabeverfahren wahrnehmen. Bei der weit überwiegenden Mehrheit der 56 Mitarbeiter(innen) machen diese Aufgaben jedoch nur einen geringfügigen Stellenanteil aus und nehmen dabei bezogen auf die wöchentliche Arbeitszeit zwischen wenigen Minuten und bis zu vier Stunden in Anspruch.

Lediglich bei vier Stellen ergeben sich in der Stellenbemessung signifikante Einsparungen. Die Einspareffekte liegen in diesen Fällen zwischen 7 und 16 Stunden pro Woche. Eine Besetzung der zentralen Vergabestelle aus dem Kreis dieser vier Stelleninhaber(innen) ist jedoch nicht möglich, da bei allen Stellen der Anteil anderer wahrzunehmender Aufgaben zu hoch ist und diese Aufgaben wegen der bestehenden Personalauslastung nicht auf andere Mitarbeiter(innen) im jeweiligen Fachamt verteilt werden können. Diese vier Stellen erhalten im Stellenbesetzplan entsprechende kw-Vermerke zur Reduzierung des Stellenumfangs, die beim nächsten Personalwechsel oder bei Änderungen des Aufgabenbereichs umzusetzen sind.

Der Personalbedarf für die zentrale Vergabestelle liegt bei 2 (Vollzeit-)Stellen. Vorbehaltlich der endgültigen Stellenbewertung wird die Einstufung in EG 8 TVöD und EG 10 TVöD erfolgen. Die Besetzung der EG 8-Stelle soll durch Personalumverteilung aus dem Stellenbesetzungsplan 2011 und mithin ohne Stellenplanausweitung erfolgen. Für die EG 10-Stelle ist eine neue Planstelle im Stellenplan 2012 auszuweisen.

Eine Personalrotation im Bereich der zentralen Vergabestelle gestaltet sich insbesondere für eine Stadtverwaltung in der Größenordnung von Erkelenz schwierig, da hier zumeist nicht ausreichend und spezifisch qualifiziertes Personal vorhanden ist. Personalwirtschaftlich ist Personalrotation ein schwierig zu handhabendes Instrument, da hiermit in hoch spezialisierten Arbeitsbereichen zumindest vorübergehende Effizienzeinbußen verbunden sind. Zudem kann sich fremdbestimmte Personalrotation demotivierend auf die Mitarbeiter(innen) auswirken. Für die zentrale Vergabestelle soll jedoch im Rahmen der Möglichkeiten und insbesondere vorbehaltlich der Einhaltung von arbeits- und beamtenrechtlichen Vorschriften eine Personalrotation angestrebt werden. Nötigenfalls sind alternative Präventionsinstrumente heranzuziehen.    

Vergabeentscheidungen lassen keinen Handlungsspielraum für Ermessensentscheidungen, da ausschließlich die Verfahrensvorgaben der Verdingungsordnungen anzuwenden sind. Aus diesem Grunde wird auch weiterhin vorgeschlagen, der Empfehlung des Gutachtens dahingehend zu folgen, die Einbindung der einzelnen Fachausschüsse bei Vergabeentscheidungen anzupassen und die Verwaltung künftig bei Entscheidung über eine Maßnahme  gleichzeitig zu beauftragen, die Leistungen gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften auszuschreiben und dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen. Die auf diese Weise entfallenden, teilweise zeitintensiven Sitzungsvorlagen führen zu Zeitersparnissen in den Fachämtern bzw. der zentralen Vergabestelle in Höhe von ca. 60 Arbeitsstunden jährlich. Diese können wiederum für andere Aufgaben verwendet werden oder mittel- bis langfristig in die Reduzierung von Personalressourcen einfließen.

Beschlussentwurf (als Empfehlung an den Rat):

„1. Der Rat empfiehlt dem Bürgermeister, in der Verwaltung eine zentrale Vergabestelle in Anlehnung an die im Gutachten der Kommunal- und Abwasserberatung NRW dargestellte Variante B einzurichten.

2. Im Stellenplan 2012 ist für die zentrale Vergabestelle eine neue Planstelle auszuweisen.

3. Hinsichtlich des Personals der zentralen Vergabestelle ist eine Personalrotation vorzusehen. Im Rahmen der Möglichkeiten und Stellennachfolgeplanung soll das Personal – vorbehaltlich der Einhaltung arbeits- und beamtenrechtlicher Vorschriften – alle 5-8 Jahre wechseln. Nötigenfalls sind alternative Präventionsinstrumente heranzuziehen.

4. Die Verwaltung wird beauftragt, die Änderung der Zuständigkeitsordnung des Rates und seiner Ausschüsse in Bezug auf die Einbindung in Vergabeverfahren vorzubereiten und bis zur Arbeitsaufnahme der zentralen Vergabestelle zur Entscheidung vorzulegen.“

Finanzielle Auswirkungen:

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle verursacht in erster Linie Personalkosten. Die voraussichtlichen monatlichen Kosten belaufen sich bei Eingruppierung in Entgeltgruppe 10, Stufe 4 TVöD auf 4.250 Euro, die jährlichen Folgekosten betragen voraussichtlich 54.680 Euro. Die voraussichtlichen monatlichen Kosten der zweiten Stelle belaufen sich bei Eingruppierung in Entgeltgruppe 8, Stufe 4 TVöD auf 3.310 Euro, die jährlichen Folgekosten betragen voraussichtlich 42.950 Euro. Eine zusätzliche finanzielle Belastung für den städtischen Haushalt ergibt sich jedoch nur durch die neu einzurichtende und zu besetzende EG 10-Stelle.

Den entstehenden Personalkosten stehen Einspareffekte gegenüber, die sich aus den Entlastungen in den Fachämtern ergeben. Wie oben ausgeführt, können die Einspareffekte jedoch erst im Laufe der Jahre im Rahmen von Personalfluktuation oder Aufgabenänderungen erzielt werden.

Anlage: