Vorlage - A 10/563/2011  

Tatbestand:

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen beantragte mit Schreiben vom 02.11.2010, der Rat der Stadt Erkelenz möge beschließen, dass Planung, Vergabe und Abrechnung von Aufträgen getrennt voneinander bearbeitet, sämtliche Vergabevorgänge über eine separate Organisationseinheit (Vergabeamt) abgewickelt und die jeweiligen Bedarfsträger der zu beschaffenden Leistungen vom Ablauf der Beschaffung entlastet werden.

In seiner Sitzung am 02.02.2011 hat der Rat dem Bürgermeister die Empfehlung ausgesprochen, zunächst ein externes Gutachten über die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für eine zentrale Vergabestelle bei der Stadt Erkelenz einzuholen. Wie dem Hauptausschuss am 06.07.2011 unter Mitteilungen des Bürgermeisters bereits berichtet, wurde die Kommunal- und Abwasserberatung NRW GmbH (KuA) mit der Gutachtenerstellung beauftragt. Gegenstand des Gutachtens war neben der zentralen Vergabestelle auch die Darstellung der Vor- und Nachteile einer Mitgliedschaft beim Transparency International Deutschland e.V. Hierzu wird auf die gesonderte Beschlussvorlage verwiesen.

Die Ergebnisse des Gutachtens werden in der Sitzung des Hauptausschusses am 21.09.2011 durch die KuA präsentiert. Deshalb sollen an dieser Stelle nur die wesentlichen für die Beschlussvorlage erforderlichen Eckpunkte genannt werden.

Im Gutachten werden die Vor- und Nachteile einer zentralen Vergabestelle untersucht und zwei verschiedene Varianten einer zentralen Vergabestelle dargestellt. Bei Variante A würde die zentrale Vergabestelle vorwiegend unterstützende Aufgaben wahrnehmen. Die mögliche Entlastung der Fachämter würde hier bei ca. 2.000 Stunden im Jahr liegen. Variante B sieht neben den unterstützenden Aufgaben auch die Übernahme qualifizierterer Aufgaben in organisatorischen und vergaberechtlich relevanten Bereichen durch die zentrale Vergabestelle vor. Die mögliche Entlastung der Fachämter würde hier ca. 3.000 Stunden im Jahr betragen. Im Ergebnis empfiehlt das Gutachten aus Gründen der Korruptionsprävention, einer effizienteren Durchführung von Vergabeverfahren und mehr Rechtssicherheit die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle in der Variante B.

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, der Empfehlung des Gutachtens zu folgen und in Anlehnung an die Variante B eine zentrale Vergabestelle in der Stadtverwaltung Erkelenz einzurichten. Die organisatorische Ansiedlung soll wegen der Nähe zum Rechtsamt beim Rechts- und Ordnungsamt erfolgen. Der Personalbedarf für die zentrale Vergabestelle liegt bei 2 (Vollzeit-)Stellen. Vorbehaltlich der noch durchzuführenden Stellenbewertung dürften die Stellen voraussichtlich im Bereich EG 10 und EG 8 TVÖD liegen. Eine im Zusammenhang mit dem Gutachten erfolgte verwaltungsinterne Erhebung hat gezeigt, dass das derzeit dezentral organisierte Vergabewesen 56 Mitarbeiter(innen) innerhalb der Verwaltung und den Eigengesellschaften in unterschiedlichem zeitlichem Umfang bindet. Anhand der im Gutachten vorgeschlagenen zeitlichen Anteile und Aufgaben, die eine zentrale Vergabestelle wahrnehmen könnte, wurden die möglichen Einsparungen in den einzelnen Ämtern ermittelt. Demnach sind signifikante Einsparungen in der Stellenbemessung nur bei vier Stellen in folgenden Ämtern erkennbar:

Eine Besetzung der zentralen Vergabestelle aus dem Kreis der o.g. vier Stelleninhaber(innen) ist jedoch nicht möglich, da bei allen Stellen der Anteil anderer wahrzunehmender Aufgaben zu hoch ist und diese Aufgaben wegen der bestehenden Personalauslastung nicht auf andere Mitarbeiter(innen) im jeweiligen Fachamt verteilt werden können. 

Hieraus folgt, dass eine personalneutrale Einrichtung einer zentralen Vergabestelle, so wie von der antragstellenden Fraktion unterstellt, nicht gewährleistet werden kann. Es ist daher notwendig, für die zentrale Vergabestelle eine neue Stelle vorzusehen. Sollte diese nicht über den diesjährigen Stellenplan zur Verfügung stehen, wäre sie im Stellenplan 2012 einzurichten. Die erforderliche zweite Stelle soll durch Personalanpassungen im Jahr 2012 im Rahmen des Stellenplans bereitgestellt werden. Um bei künftigen Anpassungen die Einspareffekte zu erreichen, erhalten die Stellen der o.g. Ämter, die signifikant entlastet werden, im Stellenbesetzplan entsprechende Vermerke zur Reduzierung des Stellenumfangs, die beim nächsten Personalwechsel umzusetzen sind. Zunächst sollen die o.g. Stellen im Umfang der eintretenden Entlastung jedoch andere Aufgaben übernehmen.

Aufgabe der zentralen Vergabestelle wird es zunächst sein, Prozess- und Schnittstellenbeschreibungen sowie ein Organisationskonzept zum Betrieb der zentralen Vergabestelle zu erstellen. Abhängig vom Zeitpunkt der Personalgestellung soll die Umstellung vom dezentralen auf ein zentrales Vergabewesen ab der 2. Jahreshälfte 2012 erfolgen.

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, der Empfehlung des Gutachtens auch dahingehend zu folgen, die Einbindung der einzelnen Fachausschüsse bei Vergabeentscheidungen anzupassen. Durch die Beteiligung einer zentralen Vergabestelle ist eine zusätzliche Kontrolle des Vergabeverfahrens zu der des Rechnungsprüfungsamtes gegeben. Der Hauptausschuss bzw. der Bau- und Betriebsausschuss sollen ab bestimmten Wertgrenzen unverändert ihre Entscheidungskompetenz darüber behalten, ob die Beschaffung von beweglichem Anlagevermögen oder die Durchführung einer Baumaßnahme erfolgen soll. Ihnen obliegt auch weiterhin die Entscheidung über die von der Verwaltung in diesem Zusammenhang vorgelegten Planungen. Mit Entscheidung über eine Maßnahme soll die Verwaltung aber künftig unmittelbar beauftragt werden, die Leistungen gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften auszuschreiben und dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen. Der zuständige Fachausschuss erhält in seiner nächsten Sitzung eine informatorische Mitteilung, welches Unternehmen zu welchem Preis den Zuschlag erhalten hat. Die auf diese Weise entfallenden, teilweise zeitintensiven Sitzungsvorlagen führen zu Zeitersparnissen in den Fachämtern, die wiederum für andere Aufgaben oder mittelfristig zur Einsparung von Personalressourcen verwendet werden können. Es sei an dieser Stelle noch darauf hingewiesen, dass eine Vergabeentscheidung keinen Handlungsspielraum für Ermessensentscheidungen lässt, da ausschließlich die Verfahrensvorgaben der Verdingungsordnungen anzuwenden sind.

Beschlussentwurf (als Empfehlung an den Rat):

„1. Der Rat empfiehlt dem Bürgermeister, in der Verwaltung eine zentrale Vergabestelle gemäß der vorliegenden Beschlussvorlage einzurichten.

2. Der hierzu erforderliche Stellenbedarf soll – soweit keine freie Stelle im Stellenplan 2011 vorhanden – in den Stellenplan 2012 eingestellt werden.

3. Die Verwaltung wird beauftragt, die Änderung der Zuständigkeitsordnung des Rates und seiner Ausschüsse im Sinne der vorliegenden Beschlussvorlage vorzubereiten und bis zur Arbeitsaufnahme der zentralen Vergabestelle zur Entscheidung vorzulegen.“

Finanzielle Auswirkungen:

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle verursacht in erster Linie Personalkosten. Die voraussichtlichen monatlichen Kosten belaufen sich bei Eingruppierung in Entgeltgruppe 10 TVÖD auf 4.250,00 Euro, die jährlichen Folgekosten betragen voraussichtlich 54.680,00 Euro. Die voraussichtlichen monatlichen Kosten der zweiten Stelle belaufen sich bei Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVÖD auf 3.310,00 Euro, die jährlichen Folgekosten betragen voraussichtlich 42.950,00 Euro. Die mit der Änderung der Zuständigkeitsordnung einhergehende Neuregelung bei der Entscheidung über die Vergabe von Aufträgen würde mit einer jährlichen Ersparnis von rund 60 Arbeitsstunden einhergehen, was einer Kostenersparnis von rund 5.000,00 Euro entspricht.