Vorlage - A 80/050/2009  

Tatbestand:

Mit Beschluss vom 13.06.2007 hat der Rat der Stadt Erkelenz die Erstellung einer Informationsbroschüre für die Stadt Erkelenz befürwortet und die Verwaltung beauftragt im Sinne der damaligen Vorlage zu verfahren. Somit wurde der grundsätzliche Beschluss zur Erstellung der Bürgerinformation bereits gefasst, die Projektinhalte und Modalitäten der Realisierung haben sich aber in der Zwischenzeit erheblich geändert, so dass dem Ausschuss für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung das Konzept im folgenden zur Kenntnis und zum Beschluss vorgelegt wird.

 

1          Ausgangssituation

Die Stadt Erkelenz gibt seit einigen Jahren eine Bürgerinformationsbroschüre (Auflage 5.000) heraus. Die Erstellung dieser Publikation erfolgt in Zusammenarbeit mit einem Verlag (zuletzt CNS Werbefachverlag). Die Finanzierung der Broschüre erfolgt über Anzeigenwerbung, so dass der Stadt Erkelenz mit Ausnahme der operativen Unterstützung keine Kosten entstehen.

 

Die letzte Neuauflage erschien Anfang 2005, so dass die Erstellung einer neuen städtischen Informationszeitschrift wegen der Aktualität verwendeter Inhalte notwendig ist. Die Bürgerinformationsbroschüre ist zwischenzeitlich vergriffen.

 

Seit Januar 2009 wirbt die Stadt Erkelenz mit einer neuen Imagebroschüre. Die Stadt Erkelenz, unter Federführung des Referates für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing ist Herausgeber der Broschüre. Nach Einschätzung des Referates für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing wird die Broschüre außerordentlich gut angenommen. Von 5.000 Exemplaren sind bereits 2.800 Exemplare ausgegeben worden.

 

Die geplante Bürgerinformation ist jedoch ein weiteres unverzichtbares Werbemittel für Erkelenz, weil hierin vor allem Institutionen mit Ansprechpartnern, Telefonnummern etc. genannt werden, die dem Bürger bei konkreten Fragestellungen „Was erledige ich wo?“ weiterhelfen sollen. Daher befürwortet auch das Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing die Publikation einer aktuellen Bürgerinformation in gedruckter Form.

 

2          Problemstellung

 

2.1       Auflage

Die bisherigen Informationsbroschüren wurden seitens der beteiligten Verlage mit 5.000 Exemplaren aufgelegt. Die Auflagenhöhe ist in der Branche üblich. Nach ca. drei Jahren erfolgt in der Regel eine Neuauflage – offenbar aus Effizienzgründen und zur wiederholten Einwerbung von Werbeanzeigen. Ziel der Stadt Erkelenz ist es jedoch, alle Erkelenzer Haushalte mit einer Broschüre zu bedienen. Mit Zusatzexemplaren für das Bürgerbüro und der Verwendung für das Projekt „Neubürger-Tasche“, in dem allen neuen Haushalten (1.000 Haushalte / Jahr) eine Bürgerbroschüre überreicht wird sowie für Präsentations-/Werbezwecke ergibt sich ein Bedarf von rund 25.000 Exemplaren / Jahr.

 

2.2       Zusammenarbeit mit Verlagen

Die Zusammenarbeit mit Verlagen gestaltet sich schwierig. Die Verlage arbeiten nach einem bestimmten für verschiedene Kommunen standardisierten Muster. Ferner ist die Auflage einer von einem Verlag veröffentlichten Informationsbroschüre wegen der Wirtschaftlichkeit auf höchstens 5.000 Exemplare begrenzt. Alle bislang kontaktierten Verlage haben auf eine höhere Auflage negativ reagiert.

 

2.3       Zielgruppe und Gebräuchlichkeit

Zielgruppe der geplanten Bürgerinformation sollen nicht nur Gäste und Besucher der Stadt Erkelenz sein, sondern auch die eigenen Bürger/innen, vor allem deswegen, weil Erkelenz in den letzten Jahren überproportional an Neubürger/innen dazu gewonnen hat und diese Bürger ihre neue „Heimat“ kennen lernen sollen.

Als neues und ansprechendes Medium zur Information der Erkelenzer Bürgerinnen und Bürger soll nicht wie üblich eine Bürgerinformationsbroschüre erstellt werden, sondern ein Stadtkalender, der als Wandkalender konzipiert wird. Der Erkelenzer Stadtkalender enthält ein Kalendarium, einen kompakten Informationsteil und einen Veranstaltungsteil. Außerdem lässt das Kalendarium Platz für eigene Eintragungen. So soll sichergestellt werden, dass der Kalender tatsächlich aufgehängt wird und somit die Anzeigen viel besser und öfter wahrgenommen werden, als es bei einer Broschüre der Fall wäre, die man sich in die Schublade legt und bei Bedarf durchblättert.

 

 

3.         Auftragsdefinition und Ziel des Projektes

 

3.1       Auftragsdefinition

Auftrag ist es, einen Stadtkalender/Bürgerkalender in Regie vom Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing – zu konzipieren. Das Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing übernimmt dabei die Funktion des Koordinators und bedient sich der Aufgaben eines Verlages/Anbieters. Die Broschüre soll gegenüber anderen Stadtbroschüren Alleinstellungsmerkmale bzw. herausgehobene Merkmale enthalten und jährlich zum Jahresanfang erscheinen.

 

3.2       Ziel des Projektes

Ziel des Projektes ist die flächendeckende Versorgung der Bürgerschaft mit Informationen zur Stadt und der dort stattfindenden Aktivitäten (z.B. Veranstaltungen). Der Kalender dient mit einem attraktiven Layout ferner der Imageverbesserung. Außerdem soll der Kalender Identität zu und mit der Stadt Erkelenz schaffen.

 

4.         Das Konzept - Maßnahmen und Ideen

 

4.1       Kontakte zu Verlagen und einer Druckerei

Es gab eine Vielzahl von Kontakten und Gesprächen mit verschiedenen (auch heimischen) Verlagen. Die Idee der flächendeckenden Informationsschrift wurde allseits begrüßt, die Finanzierung und die Rentabilität jedoch in Frage gestellt. Zwischenzeitlich liegt aber ein Angebot der Firma Mediaservice Mauer aus Erkelenz vor, die ein Komplettangebot von der Gestaltung, Erstellung des redaktionellen Teils über Druck und Verteilung an alle Haushalte anbietet.

 

4.2             Stadtkalender mit integriertem Entsorgungskalender

Innerhalb des Initiativkreises Stadtmarketing wurde die Idee geboren, den Abfallkalender, der zur Zeit von der Fa. Drekopf am Jahresanfang veröffentlicht wird, in den Stadtkalender zu integrieren. Durch die Ergänzung der Abfall-Abfuhrtermine gewinnt die Publikation eine zusätzliche Funktion und wird wahrscheinlich von den Erkelenzer Haushalten an die Wand gehängt und mehrfach gelesen bzw. zur Hand genommen. Sowohl der integrierte Kalender als auch die Verteilung an alle Haushalte sind herausgehobene Merkmale, die bislang in der Region ohne Vergleich sind. Die Kombination aus Informationsbroschüre und Kalender begründet zudem die jährliche Wiederauflage.

 

4.3       Das Konzept „Stadtkalender Erkelenz“

Die Herstellung eines Kalenders im DIN A 4 Format ist nicht die favorisierte Größe, wird aber aufgrund der Kostenermittlung für die 1. Auflage verabredet. Eine Weiterentwicklung zu einem größeren und noch besser lesbaren Format wird angestrebt.

Mit der Firma Mediaservice Mauer wurden folgende Parameter zur Erstellung des Stadtkalenders verabredet:

 

Ø      Stadtkalender 17 DIN A 4 Seiten, gefalzt, (entspricht 68 Seiten DIN A5) in der Mitte mit Heftklammern fixiert, Mittelbohrung zum Hinhängen, 200 g Umschlagpapier glänzend, 100 g Innenpapier matt

Ø      Erscheint erstmalig spätestens im Januar 2010 und dann jährlich zum Januar.

Ø      Auflage: 25.000 Stück

Ø      Verteilung an alle Erkelenzer Haushalte (ca. 22.000 Haushalte) spätestens in der ersten Kalenderwoche im Januar, weitere Exemplare für Bürgerbüro, Auslage Infotheke, Neubürger-Tasche wwerden zur Verfügung gestellt

Ø      Kalendarium: 1 Kalenderwoche auf eine Seite (entspricht aufgeklappt zwei Kalenderwochen auf einer Doppelseite

Ø      Eintragung von Abfallterminen im Kalendarium

Ø      Kalendarium lässt Platz für Selbsteintragungen (Geburtstage, Termine etc.)

Ø      Kalendarium lässt Platz für Veranstaltungshinweise (klassifizierte Stadtmarketing-Veranstaltungen und weitere Veranstaltungen bei Anzeigenschaltung)

Ø      Den Abfallkalender wird es zunächst weiterhin in gewohnter Form geben. Zukünftiges Ziel: Ersatz des bisherigen Abfallkalenders durch Voll-Integration in den Stadtkalender im Jahr 2011. Dies muss bei der europaweiten Ausschreibung im Jahr 2010 beachtet werden.

Ø      Herausgeber: Firma Mediaservice Mauer, Erkelenz

 

4.4       Inhalte

68 Seiten (17 DIN A4 Seiten)

2 Seiten          Deckblatt, Vorder- und Rückseite

1 Seite            Vorwort Bürgermeister, Impressum (redaktioneller Teil des Stadtmarketing)

1 Seite            Redaktioneller Teil: Unsere Stadt Erkelenz

2 Seiten          Abfall – Übersicht der Bezirke

48 Seiten       Kalendarium ( 4 Seiten / Monat)

14 Seiten       Daten/Zahlen/Fakten Erkelenz

 

Alle 14 Tage wird ein redaktioneller Teil für die Stadt Erkelenz freigehalten. (entspricht 24 Beiträge)

 

Themen:

• Geschichte

• Ansichten: St. Lambertus, Burg und Stadtmauer, Haus Spiess, Leonhardskapelle, Hohenbusch, GIPCO, Bahnhof, Kölner Straße

• Vorstellung einzelner Ortschaften

• Vereine stellen sich vor

• Kurzinterviews von Menschen, die in Erkelenz leben und arbeiten

• Veranstaltungen

§         Herausgehobene Veranstaltungen (z.B. Jubiläum)

§         Klassifizierte Stadtmarketingveranstaltungen

 

• Informationsteil mit Adressen/Kontakte/ Links

§         Politik

§         Verwaltung Was erledige ich wo?

§         Sonst. Behörden, Anlaufstellen

§         Kinder und Jugend (KIGAs, Schulen)

§         Gesundheitswesen, Soziale Dienste

§         Kunst und Kultur

§         etc.

 

Die Vielfalt der Themen garantiert ausreichend Inhalte zur Publikation weiterer Jahreskalender.

 

Sollte entgegen aktueller Verabredungen die Publikation nicht realisiert werden können, wird das Referat für Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing nach Einholung entsprechender Angebote einen Fachverlag beauftragen, die sonst „übliche“ Informationsbroschüre herauszugeben.

Beschlussentwurf (in eigener Zuständigkeit):

„Der Ausschuss für Wirtschaftsförderung und Stadtentwicklung nimmt die Vorlage zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung im Sinne der Vorlage zu verfahren.“

Finanzielle Auswirkungen:

Der Stadtkalender wird auf wirtschaftliches Risiko der Firma MediaService Mauer erstellt. Für die Platzierung von städtischen Themen zahlt die Stadt Erkelenz ein entsprechendes Entgelt, das im nicht öffentlichen Teil beziffert ist.