Beschlussvorlage - A 10/276/2023

Tatbestand:

Bürgermeister Stephan Muckel und sein Amtskollege aus der befreundeten Stadt Bad Windsheim, Jürgen Heckel, haben 2022 den Besuch einer Erkelenzer Delegation in Bad Windsheim im Jahr 2023 vereinbart. Angedacht war zunächst die Teilnahme der Delegation aus Erkelenz an den Jubiläumsfeierlichkeiten der Stadt Bad Windsheim mit ihrer französischen Partnerstadt Saint-Yrieux-la-Perche im Mai 2023. Diese Idee wurde seitens Bad Windsheim aus organisatorischen Gründen verworfen. Zwischenzeitlich wurde ein alternativer Reisezeitraum vorgemerkt. Zudem wurden bereits diverse Vorbereitungen getroffen.

Aktueller Planungsstand, Vorschlag und weitere Abwicklung

Reisezeitraum

20.-22.10.2023 (Freitag bis Sonntag)

Einladungs-/ Teilnehmerkreis

• Partnerschaftskomitee
• Rat
• Vorstand „Erkelenz international – Verein für Städtepartnerschaften e.V.“
• Verwaltungsvorstand

(Einladung: jeweils „mit Begleitung“)

Sofern nach der Anmeldefrist noch Plätze verfügbar sind, können weitere Personen mitreisen, die sich in besonderer Weise um die Fortführung der Städtefreundschaft mit Bad Windsheim bemühen.

Bustransfer (inklusive etwaiger Fahrten vor Ort)

Angebot des Reiseunternehmens Driessen aus Gangelt liegt vor: Reisebus mit 50 Plätzen

Kosten übernimmt die Stadt Erkelenz. Mittel wurden im Haushalt 2023 eingeplant.

Unterbringung

Ein Kontingent von zunächst ca. 40 Zimmern wurde im Hotel Arvena Reichsstadt reserviert

Kosten pro Person und Nacht inkl. Frühstück:

• Einzelzimmer: 79 Euro
• Doppelzimmer: 49 Euro

Die Hotelkosten sind von jedem Reiseteilnehmer privat zu zahlen. Die Stadt tritt lediglich als Vermittlerin auf.

Programm

Absprache mit Bürgermeister Heckel: Kern des Besuches ist ein Kennenlernen der Stadt und aktueller Projekte. Die bislang grobe Programmplanung sieht vor:

• Empfang im Rathaus mit Vorstellung aktueller Projekte durch Bürgermeister Jürgen Heckel (z.B. Landesgartenschau 2027)
• Kellerführung
• Besuch der Brauerei Döbler

Das weitere Programm wird demnächst abgestimmt. Wünsche aus Erkelenz greift Bürgermeister Heckel gerne auf.

Reiseorganisation

Zuständig für die Reiseplanung ist das Hauptamt, SG Büro des Verwaltungsvorstands (Frau Grates)

Kurzfristig wird der oben genannte Personenkreis schriftlich um verbindliche Anmeldung gebeten, so dass die Hotelzimmer verbindlich gebucht werden können. Es wurde eine Stornofrist bis zum 13. September eingeräumt.

Sonstiges

Neben den Übernachtungskosten sind von den Reiseteilnehmern die Kosten für die eigene Verpflegung, Getränke, etwaige Eintrittsgelder usw. zu tragen.

Kostenplan

Beschlussentwurf (in eigener Zuständigkeit):

„Die in der Sitzungsvorlage dargelegten Eckpunkte werden zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird mit der weiteren Planung und Organisation beauftragt.“

Finanzielle Auswirkungen:

Bus und kleinere Ausgaben: siehe oben („Finanzierung“): Die Haushaltmittel stehen unter Produktsachkonto 01 15 00 54 31 00 zur Verfügung.

Die Reiseteilnehmenden tragen selbst die Kosten für Verpflegung, Getränke, evtl. Eintrittsgelder usw.